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董事长,我们的会计档案灭失,该如何处理税务
发布人:管理员 发布时间:2016-01-19
         1月12日“董事长,我们财务记录不见了”论及公司及审计师对于账簿和凭证灭失可考虑的补救对策,而从税收征管角度,因会计档案记录了企业发生的各种经济业务,在税收征管中亦占有十分重要的地位。我国的《税收征收管理法》(以下简称《征管法》)明确规定了纳税人和扣缴义务人设置账簿以及保管账簿凭证等资料的义务。除此之外,《发票管理办法》也建立了一套严格的发票保管制度。这些规定为确保会计档案的完整性奠定了法律基础。
 
        实践中,可能由于人事离退、办公迁址、意外失窃等种种原因而造成这些重要的会计档案灭失,对此纳税人往往心急如焚。根据《征管法》的有关规定,纳税人未按照规定设置、保管账簿或者保管记账凭证和有关资料的,将由税务机关责令限期改正,并可能处以罚款。《发票管理办法》也规定,未按照规定存放和保管发票的,将由税务机关责令改正,可以处以罚款。除了面临行政处罚,企业还可能遭受更严重的税务后果。在账簿不全难以实施查账征收的情况下,根据《企业所得税核定征收办法》(试行),税务机关将实施核定征收企业所得税。这就意味着,企业有可能将负担比实际更多的税务成本。
 
        我们了解曾有企业因为搬家遗失了账簿,被税务机关怀疑是擅自销毁账簿、记账凭证,而可能被定性为偷税。根据《征管法》的有关规定,在偷税情况下,税务机关将不仅追缴其不缴或者少缴的税款、滞纳金,并处不缴或者少缴的税款百分之五十以上五倍以下的罚款,如果构成犯罪的,还会依法追究刑事责任。还有企业由于人员换岗,导致企业符合享受税收优惠条件的资料备存全部灭失,面临税务机关的检查质疑。种种这些都会给企业带来不必要的麻烦甚至是额外的税务负担。
 
        既然会计档案的缺失会造成如此严重的税务影响,那么企业在日常管理中应该如何加强对会计档案的保管呢?究竟哪些会计资料属于会计档案,该采用何种形式归档,归档后又需要保管多久呢,根据我们从事公司注册代理数年的操作经验,会计档案归档问题还是相当复杂的?
 
 
        2015年12月11日,中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号发布了修订后的《会计档案管理办法》(以下简称《办法》),自2016年1月1日起施行。该《办法》第六条规定了下列会计资料应当进行归档:
 
        (一) 会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
        (二) 会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
        (三) 财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
        (四) 其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
 
        同时该《办法》的附表又规定了会计档案的保管期限。我们可以发现,绝大部分的会计档案需要保存30年以上。在如此漫长的保存期限中,企业如何确保其安全和完整就成了一个需要思考的问题。对此,2013年12月财政部印发的《企业会计信息化工作规范》给了我们重要启示。该规范第四十条和四十一条确认了在保证会计事项可追述、可证明的条件下,可以对企业重复发生的日常业务的会计资料进行无纸化管理。这样纸面资料与电子资料就可实际形成相互备份关系,从而更有效地防范会计资料的缺失。第四十条还提醒我们,企业应对相关数据建立电子备份制度,这能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏对会计资料的影响。同时企业应对电子和纸面会计资料建立完善的索引体,保证会计资料的线索性和相互关联性,从而实现电子资料和纸面资料的互查。
 
        当然,如果由于种种意外,企业还是发生了会计档案灭失的情况,也并非完全没有补救的可能。首先,企业应当向税务机关说明灭失的原因,对于非主观原因造成的,实践中税务机关可能会给予恢复资料的机会。纳税人应当积极配合税务机关的工作,通过发票、存款账户余额及资金流向等情况,还原销售收入;对于发生的成本和费用,通过要求供应商提供经济往来的收付款凭证,争取归集完整。
 

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